Ausfüllbare PDF Formulare - eine unterschätzte Technologie

PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format, auf Deutsch: transportables Dokumentenformat. Entwickelt wurde das PDF-Format im Jahr 1993 von der Adobe Inc. Damit wurde ein allgemeingültiges Dateiformat für elektronische Schriftstücke geschaffen, die unabhängig vom ursprünglichen Anwendungsprogramm und unabhängig vom benutzten Betriebssystem auf allen Computern gleich aussehen und problemlos weitergegeben werden können. Dabei bleibt das ursprüngliche Layout immer erhalten, mit dem das Dokument einmal erstellt wurde, ebenso bleiben die im Originaldokument verwendeten Schriftarten erhalten.

Vorteilhaft für die schier unbegrenzte Weitergabe via Internet ist die geringe Dateigröße der PDF und die Möglichkeit der Verschlüsselung, wonach nur ausgesuchte bestimmte Empfänger das jeweilige PDF öffnen können. Zudem besteht die Möglichkeit, das PDF vor Veränderungen zu schützen.

Grundlage für die unbegrenzte Weitergabe von PDF ist die Tatsache, dass auf den meisten Computern weltweit das Programm Adobe Acrobat Reader installiert ist. Mit diesem Reader lassen sich die PDF zwar lesen, aber nicht verändern oder produzieren.

PDF-Dateien lassen sich mit einer Vielzahl von Standard-Programmen erstellen. Aus vielen anderen Programmen kennen wir auch die Funktionen: Speichern unter - als PDF oder Ausdrucken auf / als PDF. Mit Programmen wie MS Word, OpenOffice und LibreOffice lassen sich durchaus brauchbare PDF erstellen. Doch der Marktführer bleibt Adobe Acrobat.

Die intelligenten PDFs sind im Kommen

Die nächste Stufe der Entwicklung der PDF ist deren Erweiterung in elektronischer Art und Weise. Seit mehreren Jahren haben sich immer mehr die elektronischen beschreibbaren Formulare als PDF-Datei mit verschiedenen intelligenten Funktionen durchgesetzt. Auch hier ist Adobe Acrobat den anderen PDF-Programmen weit überlegen.

Die Anwendungsbreite der digitalen Formulare ist nahezu unbegrenzt. In allen Bereichen der Wirtschaft, in vielen Ämtern, im Bereich der Buchhaltung und Finanzen, aber auch in der Industrie, im Handel und im Handwerk sind die beschreibbaren PDF heutzutage nicht mehr wegzudenken.

Ersparen sie doch das umständliche Schreiben mit der Hand auf Papier (etwa auf der Baustelle oder im OP-Saal), verringern sie unnötige Schreibarbeit dank kluger Voreinstellungen (z.B. durch ein Drop Down Menue) und lassen sich sofort an jeden Mitarbeiter oder jedes Amt per Mail weiterschicken. Man kann sie auch kinderleicht kopieren und überschreiben sowie nach Belieben korrigieren und weiter verwenden.

Zur Not ausdrucken kann man sie ja am Ende auch noch, wenn man es möchte. Doch selbst der Ausdruck auf Papier lässt sich sparen, kann man doch die PDF als PDF/A für eine Langzeitarchivierung abspeichern.

Die interaktiven PDF lassen sich auch schneller ausfüllen, da man mit der Tab-Taste von oben an von Textfeld zu Textfeld springen kann.

Die Formularfelder in den beschreibbaren PDF sind unterschieden in einfaches Textfeld (nur Hineinschreiben), Kontrollkästchen (Abhaken, u.a. mit dem berühmten "Häkchen"), Auswahlknopf (optionale Auswahl), Kombinationsfeld (Auswahl durch Drop Down zum Aufklappen), Auswahlliste (sichtbare Auswahlmöglichkeiten), Schaltfläche (interaktiv, verschiedene Aktionen auslösen), Barcode- und Unterschriftsfeld.

Interaktive Formulare lassen sich bequem im Webbrowser öffnen und beim online Ausfüllen zeitgleich mit dem jeweiligen Anbieter verbinden und sozusagen in einen interaktiven Dialog treten. Auch beim Andocken an spezielle Server (z.B. bei Craftnote) ergeben sich dank der dort eingegebenen Voreinstellungen und dort hinterlegten Informationen zusätzliche sinnvolle Synergie-Effekte für den PDF-User. Die mit Codes hinterlegten Textfelder füllen sich dann automatisch mit den richtigen zugeordneten Informationen (z.B. Kundenanschrift).

Dank vielfältiger Programmierungen und Validierungen lassen sich interessante Funktionalitäten zu den intelligenten Formularen hinzufügen (z.B. Auswahl aus langen Mitarbeiter- oder Materiallisten). Dann sind vor allem die Kalenderfunktion, das Einbinden von Fotos und QR-Codes, die Datumsangabe, zahlreiche Additionen und Berechnungen (etwa bei einem Stundenzettel, Preislisten, Kostenaufstellungen) und die Unterschriftsfunktion zu nennen. Mittels Zertifikat wird bei der elektronischen Unterschrift die Identität des Unterschreibenden bescheinigt. Es sind auch noch viele weitere Funktionen möglich, wie etwa die Anbindung an Google Maps oder Verlinkung mit weiteren Webseiten und vieles mehr.

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