Intelligente PDF auf dem Bau und in der Werkstatt

Jeder Selbständige kennt den Ärger mit dem aufwendigen Papierkram, der mit jeder Bestellung, jeder Rechnung, mit Mahnungen, Abrechnungen, den Meldungen ans Finanzamt und an andere Ämter und Behörden zusammen hängt.

Oft dauert der aufwendige Schreibkram viel länger als der dahinter stehende Arbeits-Vorgang. Das nervt auch die Handwerker, die damit wertvolle Arbeitszeit unproduktiv vergeuden.

Jetzt kann aber dieser Büroaufwand mit der Zettelwirtschaft dank der beschreibbaren PDF-Formulare erheblich verringert werden.

Und was können diese intelligenten Formulare alles?

Man kann diese PDF-Formulare leicht und dank Tabulator der logischen Reihe nach auch schneller ausfüllen. Man kann korrigieren und überschreiben, dublizieren, per E-Mail versenden, einzelne Einträge oder das ganze Dokument löschen, es ganz oder teilweise schreibschützen, viele Funktionalitäten programmieren, die PDF mit Bildern versehen, an Websites anbinden und noch sinnvolle Funktionen nutzen sowie weitere individuelle Anwendungen hinzufügen. Beispielsweise kann mit dem Einbau von elektronischen Signaturen die Echtheit eine Dokumentes abgesichert oder der jeweilige individuelle Zugriff festgeschrieben werden.

Einfache intelligente Helfer wie eine automatische Datumsangabe und die Uhrzeit, sowie die Implementierung von langen Mitarbeiterlisten oder komplexen Materiallisten ermöglichen bei den Drop Downs (Aufklapp-Menüs) ein schnelles und einfaches Anklicken, Preise, Maßangaben - alles inclusive voreingestellt. Nur einmal den Aufwand des Hineinschreibens betreiben - und dann monatelang oder länger einen Nutzen davon haben. Der Zeitgewinn ist damit ganz erheblich.

Wenn diese Mitarbeiter- oder Materiallisten sehr viele Positionen enthalten, dann sind die Drop Downs dafür nicht mehr geeignet. Dann lässt sich diese Funktion relativ einfach in das PDF hinein programmieren und per Mausklick als Auswahl nutzen.

Nützliche Programmierungen helfen dabei erheblich der Buchhaltung mit Stunden-, Kilometer- und Lohnberechnungen sowie Angebots- und Kostenkalkulationen und vielen weiteren Berechnungen. Das spart Zeit, somit auch Geld und erübrigt den Taschenrechner.

Nachfolgend eine kleine Auswahl der gängigsten PDF-Formulare, die gerade von Handwerkern immer wieder genutzt werden:

  • Abnahmeprotokoll
  • Angebot
  • Aufmaßbogen
  • Auftragsbestätigung
  • Bestellschein
  • Briefkopf
  • Kassenbuch
  • Kostenvoranschlag
  • Lieferschein
  • Materialschein
  • Messprotokoll
  • Notizzettel
  • Prüfprotokoll
  • Rechnung
  • Regie-Zettel
  • Schadensmeldung
  • Stundenzettel
  • Wochenplan

und viele weitere Formulare.

Gelesen und beschrieben werden sie meistens mobil auf dem Laptop, dem Smartphone und dem Tablet, natürlich funktioniert das auch auf dem Firmen-PC im Office.

Praktischerweise lassen sich diese PDF auch kurzerhand mit den Farben, den Schriften und dem Logo Ihrer Firma versehen, ohne dass Sie teure Druckkosten für Formulare aus Papier investieren müssen. Und sollte sich mal etwas in Ihrem Unternehmen verändern, dann kann man die PDF auch mit wenig Aufwand anpassen.

Vor allem das "papierlose" Handling etwa in der Werkstatt oder auf der Baustelle ist sehr vorteilhaft gegenüber dem Schreiben in althergebrachte Kladden oder Notizblöcke mit dem Kugelschreiber. Auch spart man sich das Ausdrucken und so manche Briefmarke.

Ob es regnet oder schneit - jetzt kann ein Blatt Papier nicht mehr nass und möglicherweise unleserlich werden.

Inzwischen sind die PDF auch als ordentliches Dokument anerkannt. Seit dem Jahr 2011 sind beispielsweise elektronische Rechnungen beim Finanzamt denen aus Papier rechtlich gleichgestellt. Und wie diese müssen auch die PDF über einen Zeitraum von 10 Jahren aufbewahrt werden und dann auch noch lesbar und maschinell auswertbar sein.

Dank zeitgemäßer Arbeitsweise mit den beschreibbaren PDF passt so Ihr ganze Büro auf einen kleinen USB-Stick.

Wenn Sie also Ihre gewerblichen Formulare in die intelligenten PDF umgestalten lassen wollen, dann sind Sie bei den Grafikern der Berliner Agentur Goldweiss bestens aufgehoben. Die Mitarbeiter dieser Werbeagentur kennen sich damit richtig gut aus. Schicken Sie uns ihre alten Vorlagen als Word-Dokument oder PDF, als Excel-Datei, Foto oder als Skizze, dann erledigen wir das für Sie zu einem korrekten und fairen Preis.

Dabei haben wir den Anspruch, Ihre dynamischen PDF-Formulare übersichtlich zu gestalten und inhaltlich zu optimieren, mit zusätzlichen Funktionen zu versehen und damit auch wertiger zu machen sowie natürlich ansprechend zu gestalten. Gern in Ihrem Firmen-Design, soweit vorhanden, aber auch in einer neuartigen modernen grafischen Darstellung nach Art unserer Werbeagentur Goldweiss.